春暖花开亚洲as

    1. <form id=GCVhvuKJg><nobr id=GCVhvuKJg></nobr></form>
      <address id=GCVhvuKJg><nobr id=GCVhvuKJg><nobr id=GCVhvuKJg></nobr></nobr></address>

      Asiakirjahallinto ja arkistointi

      Aineistojen s?ilyminen, k?ytett?vyys ja todistusvoima ovat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen p??teht?vi?. S?hk?isen toimintaymp?rist?n tiedonhallintaa ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS). Tiedonohjaussuunnitelma laaditaan, kun siirryt??n s?hk?isiin k?sittelyprosesseihin, tietoj?rjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjallisten tietojen hallinnan automaattinen ohjaus ja kun organisaatio haluaa tietoj?rjestelmiens? t?ytt?v?n asiakirjallisten tietojen osalta laatuvaatimukset. Tiedonohjaussuunnitelma kytket??n tietoj?rjestelm?n taustalle siten, ett? se tuottaa k?sittelyprosessin edetess? metatietoja.? JHS 191 m??rittelee tiedonohjaussuunnitelman rakenteen.

      Tutustu:
      Arkistonmuodostussuunnitelma ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet
      Asiakirjahallinta
      Arkistotoimi
      Seulonta ja h?vitt?minen
      S?ilytysaikaoppaita
      S?hk?isesti allekirjoitetun asiakirjan arkistointi
      ?

      Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet

      AMS:n teht?v?n? on ohjata p??asiassa paperisten asiakirjatietojen k?sittely?, s?ilytt?mist? ja arkistointia. ??Arkistolain (831/1994) 8§:n mukaan arkistomuodostajan on m??r?tt?v? teht?vien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen s?ilytysajat ja -tavat sek? yll?pidett?v? niist? arkistonmuodostussuunnitelmaa. ?Lis?ksi organisaatio tarvitsee asiakirjahallinnon toimintaohjeita, joiden laadinnassa lait, asetukset, m??r?ykset ja hallintos??nt? on otettava huomioon.

      Asiakirjahallinta

      Asiakirjahallinta on asiakirjatiedon hallintaa koko sen elinkaaren ajan. Keskeisi? asiakirjahallinnan suunnittelun v?lineit? ovat asiakirjahallinnon organisointi ja j?rjest?minen, ???? lait ja asetukset ja niiden perusteella annetut m??r?ykset ja ohjeet. Lains??d?nn?st? esimerkkin? ovat keskeisimm?t s??d?kset kuten kuntalaki, arkistolaki, julkisuuslaki, henkil?tietoon liittyv? s??nn?st?, hallintolaki, s?hk?inen asiointi viranomaistoiminnassa?? ja useat toimiala- ja teht?v?kohtaiset s??d?kset.

      S?hk?isten toimintatapojen suunnitteluun asiakirja- ja tietohallinnossa vaikuttavat hyv?n tiedonhallintatavan vaatimusten lis?ksi arkistolaitoksen julkishallintoa velvoittavien S?HKE -m??r?ysten toteuttaminen s?hk?isen asiakirjatiedon k?sittelyss?, hallinnassa ja s?ilytt?misess?. Kansallisarkiston S?HKE2 -m??r?ys edellytt?? asiakirjatietojen elinkaaren ohjaamista tietoj?rjestelmiss? ja mahdollistaa asiakirjatiedon luotettavan s?hk?isen s?ilytt?misen.

      Arkistotoimi

      Arkistotoimen teht?v?n? on arkistolain 7 §:n mukaan varmistaa asiakirjojen k?ytett?vyys ja s?ilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyv?st? tietopalvelusta, m??ritell? asiakirjojen s?ilytysarvo ja h?vitt?? tarpeeton aineisto. Arkistotointa on hoidettava siten, ett? se tukee arkistonmuodostajan teht?vien suorittamista sek? yksityisten ja yhteis?jen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista. Lis?ksi arkistotoimea hoidettaessa on huolehdittava, ett? otetaan asianmukaisesti huomioon yksityisten ja yhteis?jen oikeusturva ja tietosuoja, sek? varmistetaan yksityisten ja yhteis?jen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus. Lopuksi on huomioitava, ett??asiakirjat palvelevat my?s tutkijoita tutkimuksen tiedon l?htein?. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

      Seulonta ja h?vitt?minen

      Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen m??r?lliseen supistamiseen liittyvi? toimenpiteit?. H?vitt?misell? tarkoitetaan m??r?ajan s?ilytett?vien asiakirjatietojen h?vitt?mist? arkistosta ja tietoj?rjestelmist? sek? niiden tuhoamista vahvistettujen s?ilytysaikojen umpeuduttua.

      S?ilytysaikoja m??ritelt?ess? on otettava huomioon yleinen lains??d?nt?, erityislains??d?nt?, kunnan toiminta ja hallintok?yt?nt? sek? kuntalaisten ja ty?ntekij?iden oikeusturva. Kansallisarkisto m??r??, mitk? asiakirjat tai asiakirjoihin sis?ltyv?t tiedot s?ilytet??n pysyv?sti. Kansallisarkisto laatii viranomaisten tekemien seulontaesitysten pohjalta seulontap??t?ksi?. Seulontap??t?ksiss? m??ritell??n, mitk? julkishallinnon asiakirjatiedot on s?ilytett?v? pysyv?sti ja mik? on niiden s?ilytysmuoto. Kansallisarkiston s?ilytysp??t?spalvelusta l?yd?t lis?tietoja. Arkistolain 13 §:n mukaan tarpeeton aineisto tulee h?vitt?? niille m??r?tyn s?ilytysajan j?lkeen siten, ett? tietosuoja on varmistettu.

      Hyv? tiedonhallintatapa edellytt??, ett? organisaatio arvioi asiakirjojen ja tietoj?rjestelmiin tallennettujen tietojensa merkityksen lains??d?nn?n, oman toimintansa ja tutkimuksen tietotarpeiden n?k?kulmasta. Asiakirjojen seulontaa ja h?vitt?mist? ohjataan kunnassa virallisesti vahvistetun arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) tai tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) olevien s?ilytysaikojen perusteella. S?ilytysajat ovat aina v?himm?iss?ilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjoja ei my?sk??n saa h?vitt?? ennen kuin asia, johon ne liittyv?t, on k?sitelty loppuun. H?vitt?miselle pit?? l?yty? aina perusteet.

      Sosiaali- ja terveysministeri? (STM) vastaa sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakas- ja potilasasiakirjojen s?ilytysaikojen m??ritt?misest?. Potilasasiakirjojen s?ilytysajat: Sosiaali- ja terveysministeri?n asetus potilasasiakirjoissa 298/2009 ja Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015

      S?ilytysaikaoppaita

      Suomen Kuntaliitto julkaisee kunnallisten asiakirjojen s?ilytysaikoja koskevia suosituksia. Julkaisut sis?lt?v?t sek? Kansallisarkiston m??r?ykset pysyv?sti s?ilytett?vist? asiakirjoista ja Kuntaliiton suositukset v?himm?iss?ilytysajoiksi. Julkaisut voi tulostaa Suomen Kuntaliiton kotisivuilla olevasta verkkokaupasta kirjoittamalla tuotehakuun Kunnallisten asiakirjojen s?ilytysajat. Kuntaliitto on siirt?m?ss? oppaissa olevia s?ilytysaikatietoja tietokantaan Kunnallisten asiakirjojen s?ilytysajat p?ivitysten yhteydess?. Ensimm?isen? tietokantaan on viety maakuntien liittojen ja varhaiskasvatuksen s?ilytysaikaohjeistus.

      S?hk?isesti allekirjoitetun asiakirjan arkistointi

      Kun kunnassa on todettu, ett? asiakirja t?ytyy allekirjoittaa, ja se on p??tetty allekirjoittaa s?hk?isesti, tarkista viel?, onko kyseess? arkistoitava eli pysyv?sti s?ilytett?v? asiakirja.

      Jos n?in on, huomioi n?m? ohjeet:

      Kun arkistoitava (pysyv?sti s?ilytett?v?) asiakirja on laadittu ja allekirjoitettu s?hk?isesti, sen ensisijainen arkistointimenetelm? on s?hk?inen arkistointi siten, ett? tieto s?ilyy todistusvoimaisena.

      Asiakirjatiedon todistusvoima muodostuu kahdesta osasta

      • Konteksti ja metatiedot: Asiakirjatieto tulee liitt?? asiaan, joka on rekister?ity asianhallinnan teht?v?luokituksen mukaan, ja johon rekister?id??n my?s asiakirjatiedon k?sittelyvaiheet sek? v?himm?istiedot laatijasta ja k?sittelij?ist? henkil?tietojen suoja huomioiden. N?in tiedon rakenne tukee sen kontekstin s?ilytt?mist?. ?
      • Asiakirjatiedon eheys: tieto tulee s?ilytt?? siten, ett? se s?ilyy teknisesti muuttumattomana ja kattavana. Tekninen muuttumattomuus varmistetaan muun muassa eheystarkisteiden sek? j?rjestelmien lukitusten avulla. Kattavuudella tarkoitetaan sit?, ett? mit??n olennaista ei ole lis?tty tai poistettu eik? ole mahdollista lis?t? tai poistaa ilman ett? siit? j?? j?lki lokitietoihin.

      Lis?ksi asiakirjatiedon todistusvoimaa turvaa lains??d?nn?n edellytt?m? asianhallinnan suunnitelmallisuus. Se kattaa koko tiedon elinkaaren ja toteuttaa hallinnon julkisuus-, tietoturva- ja tietosuojavaatimukset.

      S?hk?inen allekirjoitus tulee todentaa asiakirjatietoon liitetyin metatiedoin. T?m? on tarpeen siksi, ett? ulkoisiin varmennepalveluihin perustuvien s?hk?isten allekirjoitusten varmenteet s?ilyv?t varmennepalveluissa vain m??r?ajan.

      Arkistoinnin eli pysyv?n s?ilytyksen n?k?kulmasta riitt?v? s?hk?inen allekirjoitus on my?s asianhallinnan yhteydess? tehty allekirjoitustoimenpide: edellytyksen? t?ll?in on, ett? henkil? on k?ytt?j?hallinnan kautta tunnistettu j?rjestelm?n k?ytt?j? todentaessaan asiakirjan hyv?ksytyksi tai allekirjoitetuksi asianhallintaj?rjestelm?ss?. Lis?ksi tulee varmistaa, ett? tieto allekirjoitustoimenpiteest? s?ilyy metatiedoin todennettuna ja ehe?n? ja muuttumattomana nimenomaan asiakirjatietoon liitettyn?.
      ?

      Aiheesta lis??

      S?hk?inen allekirjoitus kunnissa - asiakirjaesimerkkej?
      Uutinen 7.4.2020

      tags
      Heli H?nninen

      Heli H?nninen

      Erityisasiantuntija
      Strategiayksikk?, Kuntien digikehitystoimisto
      +358 9 771 2285, +358 50 358 9184
      Vastuualueet
      • asiakasl?ht?inen ja ihmiskeskeinen kehitt?minen ja digitalisaatio kunnissa
      • yhdenvertaisuus digitalisaatiossa (digituki, saavutettavuusasiat)
      • muut asiakasl?ht?iseen digitalisaation liittyv?t teht?v?t
      Tuula Seppo

      Tuula Seppo

      Erityisasiantuntija
      Strategiayksikk?, Tietoyhteiskunta-asioiden edunvalvonta ja neuvonta
      +358 9 771 2664

      Korkearesoluutioisia kuvia Flickriss?

      Vastuualueet
      • Tiedonhallinta
      • Tietoturva
      • Tietosuoja
      HoMEmenuCopyrights 2015.All rights reserved.More welcome - Collect from power by english Blok number sss85786789633111 Copyright